Utbenat: Legacy

Inledning – "Odjuret" i hörnet

Sebastian:
‍Föreställ dig att du kliver in i en stor fabrikshall. Det luktar svagt av varm olja och metall. Längs väggarna står rad efter rad av nya, blanka maskiner. De har touchskärmar, blinkande LED-lampor och styrs med en app. De ser ut som framtiden.

Men längst in i hörnet, där belysningen är lite sämre, står den. Personalen kallar den för "Odjuret". Den är stor, den är beigegrå och den ser ut att höra hemma på ett museum. De nyanställda ingenjörerna går förbi och rynkar på näsan. De viskar till varandra: "Varför har vi kvar det där skrotet? Borde vi inte bara köra den till tippen?"

Men verkmästaren... hon ler bara. För hon vet något de inte vet. Hon vet att ingen maskin kan göra någonting utan att Odjuret gjort sitt – alla är de beroende av att maskinen tuggar på. Dunk, dunk, dunk. Dygnet runt. Det är den maskinen som betalar allas löner.

Att bara titta på ytan och döma ut den som "gammalt skrot" vore ett misstag som skulle kosta företaget livet.

Idag ska vi prata om Odjuret i hörnet. Vi ska prata om legacy. Ett ord som ofta används som ett skällsord inom IT, synonymt med "gammalt och dyrt". Men om vi ska vara ärliga är det ofta ryggraden i hela din affär. Vi ska bena ut varför du inte ska riva ut det bara för att det är gammalt, utan hur du ska hantera det smart för att bygga framtiden.

När blir arvet ett hinder?

Sebastian:
‍Legacy betyder egentligen bara "arv". Det är tekniken vi har med oss från igår. Många ledare och ingenjörer lockas av tanken på "greenfield" – att få riva ut allt det gamla, trassliga och börja om på ett vitt papper. Men, precis som verkmästaren vet, så blir ett system inte dåligt bara för att det har några år på nacken.

Det blir ett problem först om det börjar hindra affären. När du vill lansera en ny tjänst, eller ge dina kunder en modern upplevelse, och Odjuret i hörnet säger: "Nej, det där förstår jag mig inte på". Det är då, och först då, som vi behöver prata om att byta ut det. Inte för att det är fult, utan för att det står i vägen för affären.

Affärsnyttan som kompass

Sebastian:
‍Vi byter alltså inte system för att IT-avdelningen tycker att det är roligt med ny teknik. Vi byter för att verksamheten har förväntningar som systemet inte längre kan möta.

Låt oss ta ett klassiskt exempel. Säg att ni säljer komplexa produkter, kanske pumpar eller ventilationssystem. Ni vill ge era kunder möjligheten att själva konfigurera sin produkt på hemsidan – välja storlek, effekt och tillbehör – och få ett pris direkt.

Marknadsavdelningen driver på eftersom kunderna efterfrågar det här. Men... logiken för hur man får bygga de här pumparna, vilka delar som passar med vilka, den ligger begravd djupt inne i ert gamla ERP-system, i en produktkonfigurationsmodul. Ert ERP-system är i grunden byggt för att hålla koll på det finansiella, inte för att driva en snabb och sexig e-handel. Här blir "Odjuret", ert ERP, en bromskloss. Affären vill springa, men systemet säger "nej".

Taktiken: Att bryta loss logiken

Sebastian:
‍Det traditionella misstaget här är att tänka: "Jahapp, ERP-systemet klarar inte e-handel, då måste vi byta hela ERP-systemet." Det är ett projekt som tar år, kostar miljoner och riskerar att bromsa hela bolaget.

Tänk istället: Kan vi bryta loss problemet? Istället för att tvinga det gamla systemet att göra något det inte är bra på, lyfter vi ut logiken. Vi bygger en separat, modern "konfigurator-tjänst" vid sidan av. Den hanterar reglerna och prissättningen mot kunden. Det gamla ERP:t behöver bara ta emot den färdiga ordern när kunden trycker på köp. Vi har löst affärsproblemet nu, utan att helt behöva byta ett system som utgör hjärtat i bolaget.

Exemplet: Leverantörsportalen – att förbereda för bytet

Sebastian:
‍Låt oss ta ett annat exempel där vi kan vara smarta inför framtiden. Tänk er att ni är en handlare med tiotusentals produkter. Ni har ett gammalt produktinformationssystem (PIM) som börjar sjunga på sista versen. Det är trögt och fult. Idag sitter dina produktchefer och tar emot Excel-filer på mailen från leverantörerna, och knappar in data manuellt i det gamla systemet. Det är ineffektivt och det blir ibland fel.

Planen är att byta PIM-systemet om två år. Men ni har problem med datakvaliteten (lär dig mer om datakvalitet i detta tidigare avsnitt av Syntra) nu. Istället för att vänta kan ni fixa en leverantörsportal. En modern webbtjänst där leverantörerna själva får logga in och ladda upp sina produkter, sina bilder och sina texter. Portalen ser till att datan är korrekt innan den skickas vidare in i ert befintliga, lite trötta, PIM-system.

Vad har vi vunnit på det? Vi har löst det akuta problemet: manuell hantering och dålig data som följd. Men det smarta är vad som händer om två år. När ni väl ska byta ut det gamla PIM-systemet behöver ni inte bråka med leverantörerna. De jobbar ju redan i den nya portalen. De märker inte ens att ni byter ut motorn i bakgrunden.

Genom att bryta loss insamlingen av data från lagringen av data har ni gjort det framtida jätteprojektet till en enklare manöver med färre rörliga delar.

Roadmappen och slottets golv

Sebastian:
‍Vad var det egentligen vi gjorde i de här två exemplen? Jo, istället för att attackera "Odjuret" frontalt och försöka byta ut hela helheten, så bröt vi loss specifika delar. Vi isolerade priskonfiguratorn och vi isolerade leverantörsinsamlingen. Vi använde modern teknik för att lösa affärsproblemet här och nu, samtidigt som vi minskade komplexiteten i de gamla systemen. Det här handlar om att ha en roadmap, en strategisk karta.

Tänk dig att du ansvarar för att renovera ett enormt slott. Ett av de största projekten är att slipa och lacka om alla de fantastiska trägolven. Det är ett arbete som kommer att ta flera år att bli helt klart med. Om du inte har en plan för i vilken ordning rummen ska tas, så riskerar du att hamna i en situation där du precis har blivit klar med ett golv i en korridor – bara för att inse att du nu måste släpa tunga slipmaskiner och klampa med smutsiga arbetsskor över det nylackade golvet för att nå nästa rum.

Det är precis det här vi vill undvika. Genom att bryta loss delar av våra gamla system på ett genomtänkt sätt ser vi till att vi förbereder vägen. Vi slipar golven i rätt ordning så att vi inte förstör det vi redan har byggt när nästa stora fas i projektet drar igång.

Konkret handling: Så börjar du på måndag

Sebastian:
‍Så här kan ni börja på måndag. Identifiera ett område där ni känner att tekniken idag sätter stopp för en bra idé. Det kan vara en kundportal, en bättre onboarding-process eller en priskonfigurator. Ställ er frågan: "Måste vi byta hela systemet för att lösa det här, eller kan vi bryta loss just den här funktionen och bygga den på ett sätt som fungerar både idag och i framtiden?"

Genom att börja "knapra" på era gamla system från utsidan minskar ni risken och ökar hastigheten i er affärsutveckling. Ni börjar bygga det nya, utan att behöva byta hela Odjuret på en gång.

Summering

Sebastian:
‍För att sammanfatta: Legacy är arvet som håller verksamheten vid liv, men det får inte bli en bromskloss. Byt inte för att det är gammalt, byt för att det hindrar affären – och gör det genom att bryta loss delar i en smart ordning. Planera din väg genom slottet så att du inte trampar på dina egna framsteg.

Tack för att du lyssnade på dagens avsnitt av Utbenat! Vill du prata mer om dagens ämne eller bara prata data, hör av dig till oss – vi finns på LinkedIn. Eller kontakta oss via vår hemsida, fiwe.com – med ett dubbelt v. Vi hörs, och ta hand om er där ute!

Du har lyssnat på Syntra, en podd från Fiwe.