Fiwe presenterar – en artikelserie om implementering av MDM-lösningar i moderniseringsprojekt
Vid modernisering av affärssystem stöter vi ofta på komplexa utmaningar som berör allt från datakvalitet och förändringshantering till resursallokering. Hos Fiwe Systems & Consulting har vi samlat ovärderliga insikter genom våra projekt av att aktivt engagera verksamheten, effektivisera förändringsprocesser och optimera användningen av MDM-verktyg för att maximalt stärka datakvaliteten.
Vår djupgående artikelserie, baserad på en mängd intervjuer, utforskar de mest värdefulla lärdomarna från våra senaste projekt. Vi delar med oss av både framgångar och utmaningar, för att ge dig en unik inblick i hur MDM kan revolutionera ditt företags datahantering och framförallt ur perspektivet att genomföra ett affärssystemsbyte eller uppgradering. Se till att prenumerera på vår mailinglista för att få direkt tillgång till varje nytt avsnitt i denna upplysande serie.
Del 2 – Vikten av intressenter
Peter, förra veckan diskuterade vi Data Discovery inom ett MDM-projekt. Idag skall vi djupdyka i vikten av intressenter. Hur skulle du sammanfatta detta ämne i en enda kort mening?
Jo, det skulle vara det engelska ”Engagement is key”. Viktigt i alla projekt är att det är förankrat på rätt nivå, att man har med sig engagerade intressenter, och att dessa förstår vikten av det man försöker göra. Saknar man det här är risken mycket stor för att projektet misslyckas. I ett MDM-projekt är engagerade intressenter än viktigare eftersom det då är så många delar av organisationen som är inblandad. Man behöver nå rätt nivå inom organisationen.
Vad menar du med “rätt” nivå, och hur vet man vad som är “rätt”?
Det handlar framförallt om att ha intressenter som kan och får ta beslut. Intressenter som kan delegera och prioritera för de individer inom organisationen som är påverkade av förändringen. Utöver intressenterna, har man utpekade deltagare med frigjord resurstid för MDM-projektet, men det finns ju många individer som både kan påverka såväl som påverkas av förändringarna som kommer ur projektet. Därför behövs tillgång till verksamheten löpande. I första hand för att validera vilka fält och entiteter som skall vara med. De behövs även för att kontrollera informationen som man tar ut, validera data, hitta fel och problem och utvärdera om det är i källsystemet det behöver rättas i.
Det är alltså fler än bara intressenter som formellt är deltagare i projektet?
Ja, det stämmer, det är ju intressenterna som har mandatet att prioritera de övriga deltagarnas arbete och det är just därför det är viktigt att få dem med sig. Men detaljkunskaper i varje enskild fråga kan man inte förvänta sig att gruppen av intressenter skall ha. Det är då fler deltagare blir aktuella. Vi talar här om 3 olika typer av projektdeltagare:
- Intressenter – Beslutsfattare med möjlighet att prioritera och delegera
- Deltagare – Utpekade resurser med frigjord resurstid för projektet
- Bidragande – Resurser inom organisationen utan frigjord resurstid, men som vid behov behöver engagera sig i delar av projektet.
Varför var just detta en av de ”lessons learned” som ni tog med er från projektet?
Därför att vi inledningsvis inte fick tillgång till de resurser vi behövde. Vi hade flera fall där de personer som var utsedda till intressenter inte helt förstod vilken påverkan projektet skulle få för deras del av organisationen. Där kände vi att om vi hade varit tydligare från början, t.ex. förklarat att “ni kommer behöva x personer på halvtid för att rätta data i källsystemen”, så hade projektgenomförandet gått mycket smidigare men det är också svårt att överblicka behovet tillräckligt tidigt.
När ni gick in i det här projektet så var kvalitetsnivån på existerande data okänd för er, hur gick ni till väga för att ställa rätt krav på vilka intressenter som behövdes?
Jo, det var det som kom senare, och var också anledningen till att vi insåg att vi inte hade rätt intressenter. Det blev som ett uppvaknande för dem att de behövde bistå med så mycket tid och resurser. Vi borde varit tydligare och tidigare med att förklara att vi vid en viss tidpunkt kommer påbörja jobbet med Data Profiling och då kommer vi upptäcka mycket av problemen med grunddatan. Det i sin tur kommer kräva mycket tid från deltagarna. Vi hade faktiskt flaggat för dessa delar, men kanske inte insett hur mycket tid som trots allt behövdes. Ambitionen var att vi skulle vara helt klara med Data Profiling-delen till datum för den första POC:en, men rättningarna i källsystemen har på allvar kommit igång först nu, alltså nästan ett halvår senare än planerat.
Har ni kommit fram till varför det blev så pass stor försening?
Ja, vi insåg att vi faktiskt ganska kraftigt hade underskattat hur pass låg kvalitet det var på datan som fanns i källsystemen.
Vad berodde den felaktiga uppskattningen på?
Vi såg ju på verksamheten, den var framgångsrik. De lyckas bra med att hålla ordning på sina ordrar, göra rätt inköp, får iväg sina fakturor och de säljer bra. Man vaggas då lätt in i en tro att allt under ytan då också är i sin ordning. Men när vi väl började ställa krav på datan, visade det sig att det var ganska mycket som rättades till manuellt. Ihärdiga och lojala medarbetare som uppfunnit egna rutiner och processer för att rätta till sådant som annars skulle kommit ut fel – saker som de interna systemen normalt förväntas lösa.
Hur formulerade ni er, vilka krav ställde ni när det var dags att välja ut intressenter?
Vi utgick från vilka domäner som skulle hanteras. Då stod IT-chefen som beställare och sen ett antal domänansvariga, och det blev inte riktigt rätt personer för det här projektet. De såg det mest som ett tekniskt IT-projekt som inte skulle påverka deras organisation speciellt mycket. Det fanns en bild av att MDM skulle hjälpa dem att migrera från ett gammalt till ett nytt system. Däremot var de inte införstådda med att det i den processen även skulle innebära att man skulle rätta upp mycket av den felaktiga datan. Mycket rättas såklart automatiskt med hjälp av datakvalitetsregler och Data as a Service tjänster men det blir alltid en del manuella rättningar.
Nu finns alla artiklar
tillgängliga om MDM-lösningar
i moderniseringsprojekt.
Läs mer här!
Vill du veta mer om hur vi på Fiwe kan hjälpa dig?
”Engagement is key”
Det är viktigt i alla projekt att det är förankrat på rätt nivå, att man har med sig engagerade intressenter, och att dessa förstår vikten av det man försöker göra. Saknar man det här är risken mycket stor för att projektet misslyckas.
Ni gjorde senare ett omtag kring vilka som skulle vara intressenter, fick ni då återigen IT-personal?
Nej, då lyckades vi bättre och fick personal från verksamheten. I samband med att Data Profiling-fasen drog igång på allvar satte vi upp löpande avstämningar med gruppen. Där gick vi igenom vilka rättningar i datan som gjorts sedan förra gången, och fick en indikation om hur mycket mer korrekt den blivit. Detta blev sedan underlag för de KPI:er som följs upp vid styrgruppsmötena, och därmed stöd för att få loss rätt såväl som utökade resurser vid behov.
Deltagarna från organisationen har ju även sitt vanliga arbete. Hinner de lägga den tid som allokerats för att projektet skall komma framåt?
Det har varit blandat. Det är till stor del ett förankringsarbete. Vi pratar ju då med personer som har ganska så väldefinierade roller. De är t.ex. ordermottagare, och har erfarenheter från sina gamla system som de kan på sina fem fingrar. De skall nu ta sig an ett nytt MDM-system, titta på informationen, förstå vad de skall göra med den, rätta upp felaktigheter och hur hålla koll på hur de skall återrapportera det. Det har varit en utmanande resa och tagit mycket tid, både från dem och även från oss.
Vi pratar alltså fortfarande om att rätta upp data och städa i den?
Ja precis, och mycket sker fortfarande i källsystemet även om vi rättar mycket automatiskt kvarstår en hel del. Datakvaliteten är så pass låg inom vissa områden att det inte är någon poäng att försöka skjuta in den i MDM-systemet innan den är upprättad. Och för att rätta upp så krävs verksamhetens engagemang.
Så slutsatsen är alltså precis som vi inledde – “Engagement is key”?
Exakt – “Engagement is key”!
Vi publicerar löpande artiklar i serien om MDMs roll i uppdatering av affärssystem så registrera dig redan idag på vår mailinglista nedan för att inte missa nästa fördjupning.
Artikelförfattare:
Business Analyst på Fiwe
Bosse har sedan mitten av 90-talet arbetet med en stor variation av systemintegrationer och inom en lång rad branscher. Med sin långa erfarenhet från både systemutveckling såväl som projektledning och kravanalys har han skapat sig förmågan att engagera sig och kunna bidra i de allra flesta IT-relaterade uppdrag och projekt
