Så lyckas du med PIM

Fem råd för att lyckas med ert PIM-initiativ

PIM (Product Information Management) är hetare än någonsin. Bra kvalitet på produktdata är en förutsättning för att lyckas med unified commerce och skapa ett framgångsrikt digitalt kundmöte. Ett PIM-system har därför blivit en allt viktigare komponent i den moderna affärsinfrastrukturen hos de flesta företag och organisationer. Behovet av tydlig, uppdaterad, relevant och inspirerande information omfattar både produkter och tjänster. Affärspotentialen går att hitta på många sätt, t ex genom effektivare och mer automatiserade processer och snabbare time-to-market. Men självklart också i en förbättrad kundupplevelse där bra kvalitet på information underlättar att söka, hitta och välja rätt produkt eller tjänst – i både digitala och fysiska kanaler. PIM kan bidra till merförsäljning, ökad konvertering och lojalitet. Ett PIM-system kan också skapa förutsättningar för digitalisering och innovation, förbättrad kategoristyrning, underlätta att hitta nya affärsmöjligheter och expandera erbjudandet. Här följer några råd baserade på flera års erfarenhet från PIM och digital handel.

  1. HA ETT UTIFRÅN-IN PERSPEKTIV NÄR NI BESLUTAR OM DATAMODELLEN

Datamodellen utgör själva ryggraden i ett PIM-system. Det är den som skall hålla ihop kategoriseringar, strukturer, attribut, fält och relationer. Ett vanligt misstag är att man utgår från det som redan finns i t ex ett affärssystem. Oftast är den modellen inte optimerad för att stödja kundresan i multipla och digitala kanaler. Utgå istället från kunden och analysera behoven i de konsumerande kanalerna när ni skapar och utvecklar er datamodell. Fokusera på det som skapar störst kundnytta och affärsvärde. Det är också viktigt att säkerställa att den tekniska lösningen stödjer en flexibel och skalbar hantering av datamodellen så att den enkelt kan utvecklas och konfigureras för att möta nya kund- och affärsbehov.

  1. VÄLJ EN PLATTFORM MED ÖPPEN OCH SKALBAR ARKITEKTUR  

Då PIM blir en allt mer betydelsefull komponent i företagens verksamhetsarkitektur så är det viktigt att välja en öppen och skalbar plattform, som har förutsättningar att enkelt och effektivt kunna utbyta data och information med andra system och intressenter i ekosystemet. Inte bara internt, utan i ännu högre utsträckning med externa intressenter över hela värdekedjan. Det är ju i utbytet av information som själva värdet skapas. Ett tips är därför att lägga mycket tid på att säkerställa funktionalitet kring t ex import, export, integrationer, förhandsgranskning och valideringar. I ett PIM-projekt är det oftast integrationer som tar mest tid och resurser i anspråk. Att välja ett PIM-system som har starkt stöd för utbyte och validering av data underlättar implementering och framtida tillväxtmöjligheter och minskar risken att man bygger in sig i en återvändsgränd

  1. UTNYTTJA MÖJLIGHETERNA MED AUTOMATISERING FÖR RÄTT TYP AV INFORMATION 

Med ny teknik, AI och allt mer sofistikerade och kraftfulla verktyg för insamling, validering och smart berikning av data kan en stor del av processerna automatiseras. Ibland hela vägen från skapandet av data till dess att den konsumeras i kanalen. Det här kan såklart innebära stora effektiviseringar av processer, inte minst för företag med stora och breda sortiment. En hög grad av automatisering kan också skapa möjligheter för nya affärer, t ex så är det enklare att ge sig ut i market place om en stor del av processerna är automatiserade. Genom att utnyttja smarta regelverk kan hela PLM-processen bli mer effektiv, inte minst när det gäller områden som utfasning och ersättningar av produkter eller tjänster. Att ha komplett basinformation om sina produkter och tjänster är idag en hygienfaktor. Och för den här typen av basinformation kan automatisering skapa stora mervärden. Sedan finns det också information som särskiljer ett företag från dess konkurrenter, information som ger liv och själ till en tjänst eller produkt, och som inte alltid lämpar sig lika väl att automatisera. Oftast är den här typen av information en konkurrensfördel och det är därför motiverat att lägga mer tid på att skapa upp den. Sträva efter att hitta den rätta balansen och graden av automatisering när ni designar era PIM-processer.

  1. GLÖM INTE BILDER OCH DIGITALA ASSETS

Idag är digitala assets som t ex bilder, videos, dokument, beskrivningar, ritningar m.m. en naturlig del av informationsmodellen för produkter och tjänster. Utvecklingen går fort i digitala kanaler och bilder och videos blir allt mer av en hygienfaktor. Konsumenterna kräver i allt större grad mer information och det är också enklare och säkrare att välja rätt. Många företag och organisationer har externa system för att hantera bilder (DAM, Digital Asset Management) och det kan absolut finnas skäl för det. Det är dock viktigt att digitala assets och PIM blir tätt integrerade för att få en bra överblick, effektiv process och säkerställa bra kvalitet på information i den konsumerande kanalen. Så om du skall starta ett PIM-initiativ så säkerställ att du har inkluderat DAM som en viktig intressent. Att ha en tät integration mellan DAM och PIM kan skapa många fördelar. Dels ger det ofta en mer sammanhållen och överblickbar process för de produktansvariga som jobbar med informationen. Vid export till konsumerande system blir processen mer effektiv och kanalspecifika regler kan enklare appliceras. En annan stor fördel är att den datamodell som man skapar i PIM effektivt kan ärvas och återanvändas för digitala assets så att t ex alla bilder i en viss kategori kan få metadata från datamodellen helt automatiskt. Det underlättar när bilder skall hittas, användas och kvalitetsgranskas.

  1. DET ÄR VIKTIGT ATT VETA VEM SOM ÄGER INFORMATIONEN 

PIM är inte bara ett projekt utan en affärskritisk process. Det är därför viktigt att tidigt ha en bild kring ägarskap och roller. Vem är det som faktiskt äger och ansvarar för informationen på en produkt eller tjänst? Finns det behov av alla dela upp ägarskapet för olika informationsgrupper? Hur hanteras olika krav och behov för olika kanaler ur ett ägarperspektiv? Vem utför och säkerställer att process och informationsmodell efterföljs? Governance-frågan kan givetvis vara olika komplex beroende på situation och kontext, men den bör alltid adresseras i ett PIM-projekt.

Jerker Lundberg

Business Development Director

Fiwe Systems & Consulting

Vill du veta mer?

Vi har stor erfarenhet av PIM från flera nordiska projekt. Är du intresserade av att veta mer om vår syn på PIM och hur vi på Fiwe skulle kunna hjälpa er att lyckas med era initiativ och projekt – kontakta oss på info@fiwe.se eller telefon 031-731 733 77 80